PRZYJMOWANIE ZAŁATWIANIE I ROZSTRZYGANIE SPRAW
Sprawy do załatwienia przyjmowane są w trybie określonym w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2000 r Nr 98 poz. 1071 z późn. zm.) Na podstawie art. 63 Kodeksu postępowania administracyjnego:
- podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, lub za pomocą telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie.
- podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.
Przed złożeniem wniosku w określonej sprawie należy dowiedzieć się, jakie dokumenty będą musiały być złożone razem z tym wnioskiem. Szczegółowej informacji na ten temat powinien udzielić pracownik, zajmujący się załatwieniem danego rodzaju spraw. Należy się upewnić, czy informacja o wymaganych dokumentach jest pełna, tj. upewnić się, czy wiemy jakie dokumenty musimy dostarczyć oraz w jakiej formie powinny one zostać dostarczone (np. oryginały, kopie, kopie poświadczone notarialnie). Niekiedy akceptowane jest dostarczenie kopii dokumentów za pomocą faksu. Warto upewnić się także, w jakich godzinach przyjmowane są wnioski lub inne dokumenty. Dla zaoszczędzenia czasu można zwrócić się o udzielenie takiej informacji telefonicznie. W przypadku kontaktów telefonicznych dobrze jest poprosić pracownika o podanie nazwiska, tak żeby w dalszych kontaktach powoływać się na tę osobę. Jeżeli osobista wizyta w szkole nie jest nadmiernie uciążliwa, to wymagane informacje można uzyskać na miejscu.
Prowadzone sprawy w szkole powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki. Warunkiem niezwłocznego załatwiania sprawy jest złożenie przez osobę zainteresowaną podania lub innych odpowiednich dokumentów. Szkoła powinna także załatwiać sprawę niezwłocznie, jeżeli posiada wszystkie informacje potrzebne do jej załatwienia lub gdy nie wymaga to gromadzenia dowodów, informacji lub wyjaśnień.
Szkoła prowadzi sprawy takie jak:
1) przyjmowanie uczniów
2) przechowywanie dokumentacji uczniów
3) wydawanie zaświadczeń o uczęszczaniu uczniów do szkoły,
4) odbieranie dokumentów przez rodziców uczniów niepełnoletnich, w związku z rezygnacjąze szkoły,
5) zawiadamianie rodziców uczniów, którzy nie realizują obowiązku szkolnego,
6 wydawanie duplikatów legitymacji szkolnych dla uczniów,
7) wydawanie zaświadczeń nauczycielom, którzy uzyskali akceptacje na stopień nauczyciela kontraktowego,
8) wydawanie świadectw pracy pracownikom szkoły.
9) wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu pracownikom oraz byłym pracownikom szkoły do celów emerytalno - rentowych.
CZYNNOŚCI KANCELARYJNE I OBIEG DOKUMENTÓW
Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:
• ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz
przesyłek
• sporządzanie czystopisów pism dla kierownictwa placówki oraz ich
powielanie
• wysyłanie korespondencji i przesyłek
• przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej
• udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do
właściwych osób odpowiedzialnych za prowadzenie określonych spraw.
Czynności kancelaryjne w placówce wykonuje sekretariat.
PRZYJMOWANIE KORESPONDENCJI
1. Całość korespondencji przychodzącej do placówki przyjmuje sekretariat, rejestrując ją ilościowo w dzienniku korespondencyjnym.
2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania.
3. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:
• adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom
• wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej.