struktura

Interesantów przyjmuje się w dniach i godzinach pracy Szkoły Podstawowej im. Jana Brzechwy w Orlu tj. od poniedziałku do piątku w godzinach 7:30 – 15:30.

PRZYJMOWANIE ZAŁATWIANIE I ROZSTRZYGANIE SPRAW

Sprawy do załatwienia przyjmowane są w trybie określonym w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2000 r Nr 98 poz. 1071 z późn. zm.) Na podstawie art. 63 Kodeksu postępowania administracyjnego:

podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, lub za pomocą telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie.
podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.

Przed złożeniem wniosku w określonej sprawie należy dowiedzieć się, jakie dokumenty będą musiały być złożone razem z tym wnioskiem. Szczegółowej informacji na ten temat powinien udzielić pracownik, zajmujący się załatwieniem danego rodzaju spraw. Należy się upewnić, czy informacja o wymaganych dokumentach jest pełna, tj. upewnić się, czy wiemy jakie dokumenty musimy dostarczyć oraz w jakiej formie powinny one zostać dostarczone (np. oryginały, kopie, kopie poświadczone notarialnie). Niekiedy akceptowane jest dostarczenie kopii dokumentów za pomocą faksu. Warto upewnić się także, w jakich godzinach przyjmowane są wnioski lub inne dokumenty. Dla zaoszczędzenia czasu można zwrócić się o udzielenie takiej informacji telefonicznie. W przypadku kontaktów telefonicznych dobrze jest poprosić pracownika o podanie nazwiska, tak żeby w dalszych kontaktach powoływać się na tę osobę. Jeżeli osobista wizyta w szkole nie jest nadmiernie uciążliwa, to wymagane informacje można uzyskać na miejscu.

Prowadzone sprawy w szkole powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki. Warunkiem niezwłocznego załatwiania sprawy jest złożenie przez osobę zainteresowaną podania lub innych odpowiednich dokumentów. Szkoła powinna także załatwiać sprawę niezwłocznie, jeżeli posiada wszystkie informacje potrzebne do jej załatwienia lub gdy nie wymaga to gromadzenia dowodów, informacji lub wyjaśnień.

Szkoła prowadzi sprawy takie jak:

1) przyjmowanie uczniów

2) przechowywanie dokumentacji uczniów

3) wydawanie zaświadczeń o uczęszczaniu uczniów do szkoły,

4) odbieranie dokumentów przez rodziców uczniów niepełnoletnich, w związku z rezygnacjąze szkoły,

5) zawiadamianie rodziców uczniów, którzy nie realizują obowiązku szkolnego,

6 wydawanie duplikatów legitymacji szkolnych dla uczniów,

7) wydawanie zaświadczeń nauczycielom, którzy uzyskali akceptacje na stopień nauczyciela kontraktowego,

8) wydawanie świadectw pracy pracownikom szkoły.

9) wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu pracownikom oraz byłym pracownikom szkoły do celów emerytalno - rentowych.

CZYNNOŚCI KANCELARYJNE I OBIEG DOKUMENTÓW

Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:

• ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz

przesyłek
• sporządzanie czystopisów pism dla kierownictwa placówki oraz ich

      powielanie
•   wysyłanie korespondencji i przesyłek
•   przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej
•   udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do

właściwych osób odpowiedzialnych za prowadzenie określonych spraw.

Czynności kancelaryjne w placówce wykonuje sekretariat.

PRZYJMOWANIE KORESPONDENCJI

1. Całość korespondencji przychodzącej do placówki przyjmuje sekretariat, rejestrując ją ilościowo w dzienniku korespondencyjnym.

2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania.

3. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:
• adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom
• wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej.

5. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat daje na żądanie składającego pismo. 6. Dyrektor przeglądając korespondencję:
•   decyduje, którą korespondencję załatwia sam
•   przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwych pracowników szkoły.
7. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez innych pracowników placówki dyrektor umieszcza dyspozycje dotyczące:
•   sposobu załatwienia sprawy
•   terminu załatwienia sprawy
•   aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu.

8. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych pracowników, zostaje przekazana pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie.

9. Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta,co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

10. Nie podlegają rejestracji:
•   publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty, itp.)
•   potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy
•   rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe
•   zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

11. Sekretariat jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego.

12. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:
•   odręczną
•   korespondencyjną
•   inną (np. na formularzu).

13. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy – bezpośrednio na otrzymanym piśmie – zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę, lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.
14. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę.

15. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem klauzulę: “Stwierdzam zgodność z oryginałem”, a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.

16. Pracownicy szkoły załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą, nie mającą z nią bezpośredniego związku.

17. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:
•   nagłówek – druk lub podłużną pieczęć nagłówkową
•   znak sprawy
•   powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy
•   określenie odbiorcy
•   treść pisma
•   podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe).

18. W pismach nie należy stosować skrótów instytucji, gdy co najmniej jeden raz nie została użyta pełna nazwa instytucji.

19. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.

WYSYŁANIE I DORĘCZANIE PISM.

1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:
•   przesyłką listową
•   faksem
•   pocztą elektroniczną.

2. Pisma przeznaczone do wysłania – pracownik sekretariatu sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków należy uzupełnić je.

3. Dla pism otrzymanych do wysyłki sekretariat przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej części zamieszcza adres odbiorcy składający się z:
• imienia i nazwiska, bądź nazwy instytucji
• nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwąulicy i numerem nieruchomości.

4. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.

6. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłana jako przesyłka zwykła.

Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników szkoły czynności kancelaryjnych należy do obowiązków dyrektora.